Mann auf der Messe
06 Apr
2021

Viele Firmen konnten im letzten Jahr, Seminare, Kongresse und Messen nicht wie gewohnt als Präsenzveranstaltungen durchführen. Der Verlauf der Pandemie zeigt, dass mit großer Wahrscheinlichkeit der Lockdown bis Ende des Jahres dauern kann. Das bedeutet, dass auch für 2021 der größte Teil der Veranstaltungen als virtuelles Event geplant und umgesetzt werden muss, oder zumindest parallel gedacht werden sollte. Letzteres bedeutet, dass Seminare, Kongresse und Messen grundsätzlich als sogenannte hybride Events geplant, d.h. virtuell angesetzt und bei entsprechenden Lockerungen durch klassische, analoge Angebote ergänzt werden. So oder so, Veranstalter kommen auch 2021 nicht daran vorbei, sich mit dem Thema virtuelle Events zu befassen.

Wie gehe ich als Veranstalter das Thema virtuelle Events an? Welche technischen Voraussetzungen muss ich schaffen? Welche Technologien sind die geeigneten? Womit erzeuge ich die größte Akzeptanz bei meinen Kunden?

Erfolgsfaktoren virtueller Events

Viele Veranstalter machen den Fehler und versuchen das klassische Format 1:1 im Netz umzusetzen. Das funktioniert nicht oder nur unzureichend. Das Besucherverhalten ist im Web anders als in einer Präsenzveranstaltung. Gefällt ein Angebot nicht, sind die Teilnehmenden online mit einem Klick verschwunden. Haben Sie bei einer offline Veranstaltung jemals erlebt, dass die Teilnehmende reihenweise den Vortragssaal verlassen haben? Vermutlich nicht oder sehr selten. Bei einem virtuellen Event kann das jedoch ganz schnell passieren.

Alle Teilnehmenden (Besucher, Aussteller, Veranstalter) erwarten von einem (ergänzendem Webangebot) einen Mehrwert zum klassischen Angebot. Das bedeutet, dass ein virtuelles Event anders und viel genauer geplant und vorbereitet werden muss. Die Arbeitsprozesse sind andere. Das bedeutet auch, dass andere Formen der Kundenbetreuung zum Einsatz kommen.

Zielsetzung klar definieren

Grundsätzlich gilt bei allen digitalen Angeboten, dass sie viel gründlicher zu planen sind als analoge Veranstaltungen. Das bedeutet, dass auch die Ziele sehr klar zu definieren sind, am besten im Story-Format, wie aus dem agilen Projektmanagement bekannt. Was möchte ich erreichen? Was genau soll meine Zielgruppe machen? Was sollen die Teilnehmenden aus dem virtuellen Event mitnehmen? Wie sollen sie interagieren? Wie kann Kundenbindung aufgebaut werden?

Stimmen Sie Ihr virtuelles Event auf Ihre Zielgruppe ab

Virtuelle Angebote sind sehr viel genauer auf die Zielgruppen abzustimmen. Das beginnt bei der Wahl der eingesetzten Technik(en) und deren Funktionen und hört bei der Methodik und Inhalt auf. Die Event-Plattform muss intuitiv zu bedienen und möglichst bequem über den Browser oder mobil erreichbar sein. Auch Interaktionen müssen gut überlegt und an die Teilnehmenden angepasst sein.

Neben der Technik, die intuitiv zu bedienen und gut funktionieren muss, sind es die Inhalte und ihre mediale Darbietung. Die Ansprüche der Nutzer sind in den letzten Jahren höher geworden. Ein schlechter Ton ist für alle Beteiligten besonders unangenehm. Erwartet werden auch abwechslungsreiche Inszenierungen, aussagekräftige Bilder und Videos und manchmal auch ein kräftiger musikalischer Sound. Vor allem ist es wichtig für Abwechslung zu sorgen. Und es darf nicht zu viel werden. Es gilt die richtige Mischung zu treffen.

Event-Format und Budget

Es muss nicht immer ein virtuelles Event im 3D-Format sein. 3D-Plattformen sind teurer zu bespielen und benötigen andere Kenntnisse und Fähigkeiten im Team. Es gibt allerdings Zielgruppen, v.a. jüngere Personen mit einem vielfältigen medialen Erfahrungshintergrund, die bestimmte Anreize erwarten und gelangweilt reagieren, wenn diese nicht geboten werden.

Das Event-Format und die Ausgestaltung des virtuellen Events sind somit in hohem Maße abhängig vom eingesetzten Budget. Die notwendigen Kompetenzen für aufwändige Inszenierungen sind firmenintern oft nicht vorhanden. Externe Spezialisten müssen hinzugezogen werden.

Das bedeutet nicht, dass ein virtuelles Event nicht auf mit Bordmitteln zu stemmen ist. Es kommt immer darauf an, was meine Zielgruppe erwartet und was ich erreichen will.

Team und zeitliche Planung

Der Arbeitsaufwand wird unterschätzt, da die Arbeitsprozesse neu und deshalb nicht bekannt sind. Vor allem bei der Planung und Durchführung des ersten virtuellen Events ist dies berücksichtigten. Eine agile Vorgehensweise ist empfehlenswert. Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen müssen sich nicht nur lernen mit neuen Medien und Technologien umzugehen, sie müssen auch ihre Arbeitsprozesse an das virtuelle Event anpassen. Individuelle Lernerfahrungen und Abstimmungsbedarf sind bei den ersten Malen unbedingt zu berücksichtigen und zeitlich einzuplanen. Nicht alle benötigten Kompetenzen sind im Team vorhanden.

Das Team wagt sich auf unbekanntes Terrain und ist entsprechend nervös. Erfahrene Eventmanagerinnen und Prozessbegleiterinnen unterstützen den Lernprozess und tragen entscheidend zum Erfolg der ersten eigenen digitalen Events bei.

Kommen Sie mit Fragen auf uns zu. Wir beraten Sie gerne.

Gabriela Westebbe

gb@samanthanet.de